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핵심 내용
거래처가 직접 주문할 수 있으면 앱 입력으로 받고, 파일로 발주해야 하는 거래처가 있다면 엑셀 등록 범위도 견적에 넣으세요. 전환 기간에 두 방식을 함께 쓴다면, 담당자가 두 채널의 주문을 한 목록에서 확인하고 처리할 수 있게 설계하는 것이 중요합니다.
가온상사가 11월 23일에 받을 도시락 30개를 주문하는 상황을 기준으로 세 방식을 비교해 보겠습니다.
세 가지 주문 접수 방식 비교
| 받는 방식 | 누가 어떻게 입력하나요? | 견적에서 확인할 기능 |
|---|---|---|
| 앱 직접 입력 | 거래처가 앱에서 배송일·품목·수량을 입력 | 거래처 계정, 주문 입력과 접수 내역 |
| 엑셀 일괄 등록 | 직원이 받은 주문서를 파일로 등록 | 표준 양식, 오류 행 확인, 중복 등록 방지 |
| 두 방식 병행 | 거래처별로 앱이나 엑셀을 쓰고 직원은 한 목록에서 처리 | 공통 주문 항목, 접수 경로 표시, 중복·변경 확인 |
거래처 대부분이 앱을 바로 쓸 수 있다면 직접 입력부터 시작할 수 있습니다. 일부 거래처가 내부 발주 절차 때문에 파일을 보내야 한다면, 어느 거래처의 파일을 누가 등록하는지부터 정하세요. 두 방식을 병행하는 견적은 앱 주문, 엑셀 등록, 주문을 한 목록에서 처리하는 기능으로 나눠 확인하세요.
앱과 엑셀에서 받아야 할 주문 항목을 맞춥니다
같은 주문이라면 접수 방식이 달라도 거래처, 배송일, 품목, 수량이 필요합니다. 예를 들어 앱에서는 거래처 계정으로 업체를 확인하고 배송일을 고릅니다. 엑셀에서는 표준 열에 거래처와 배송일을 입력합니다. 발주서를 보낸 날짜와 실제로 받을 배송일이 다를 수 있으므로, 합계나 배송 목록을 어떤 날짜 기준으로 볼지도 정해두세요.
앱은 판매 중인 품목을 목록에서 고르게 할 수 있습니다. 엑셀은 품목명 표기가 다를 수 있으니, 품목코드처럼 앱의 상품과 연결할 기준이 필요합니다. 직원이 여러 주문을 한꺼번에 올린다면 등록 전에 배송일 누락, 찾을 수 없는 품목, 수량 오류를 어느 행에서 어떻게 확인하고 수정할지도 견적에 적으세요.
두 방식을 병행할 때는 주문 한 건의 기준을 정합니다
앱 주문과 엑셀 주문을 따로 내려받아 직원이 또 합친다면 전환 후에도 합계 작업이 남습니다. 가온상사가 앱에서 보낸 주문과 다온상사가 엑셀로 보낸 주문을 같은 배송일의 한 목록에서 보고, 각 주문이 어디에서 들어왔는지 표시하는 범위를 정하세요.
같은 주문이 다시 들어오면 어떻게 하나요?
같은 엑셀 파일을 다시 올렸거나 한 거래처가 앱과 엑셀 양쪽으로 주문을 보낼 수 있다면, 새 주문을 추가하기 전에 어떤 번호로 기존 주문을 찾을지 정해야 합니다. 거래처 발주번호를 양쪽에서 받을 수 있다면 거래처와 발주번호를 함께 확인할 수 있습니다. 공통 번호가 없다면 배송일·품목·수량이 같을 때 중복 후보로 보여주고 직원이 확인하도록 시작할 수 있습니다. 값이 같아도 실제로 별개 주문일 수 있기 때문입니다.
마감이 지난 뒤 수량이 바뀌면 어떻게 하나요?
가온상사가 마감 뒤 도시락을 30개에서 32개로 바꿔달라고 했다고 해보겠습니다. 직원이 원래 주문을 찾아 변경 요청을 확인하고 반영할지 결정하도록 범위를 정하세요. 반영한 뒤에는 주문 목록과 준비 수량에 최종 수량이 보이는지 확인합니다. 엑셀 수정본을 다시 받아 처리한다면 새 주문 등록과 기존 주문 변경을 구분할 기준도 함께 필요합니다.
개발사에 보낼 요청 문장
거래처의 앱 직접 주문과 직원의 엑셀 주문서 등록을 견적에서 나눠주세요. 두 방식의 주문은 배송일별로 한 목록에서 확인하려고 합니다. 엑셀에서 입력이 틀린 행을 찾는 방법, 같은 주문의 재등록을 막는 기준, 마감 뒤 수량 변경을 누가 반영하는지도 포함 여부를 적어주세요.
우리푸드 주문·배송 관리 사례에서는 기업 고객의 식단 주문이 운영팀의 배송·정산으로 이어지는 범위를 볼 수 있습니다. 기존 주문 기록까지 새 앱으로 옮겨야 한다면 앱 데이터 이전 준비 가이드에서 그 범위를 따로 확인하세요.
